GDPR
ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. zpracovává osobní údaje podle právních předpisů, které nabudou účinnost 25. 5. 2018 dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, (zákon o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů – dále jen Zákon) a taktéž v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679
(O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů – dále jen Nařízení).
V tomto dokumentu shrnujeme důležité informace o zpracování osobních údajů, které nám v souvislosti s naší činností – prodej, distribuce, propagace přírodních doplňků stravy, vzdělávání a osvěta o zdravém životním stylu, poskytnete. Poučení je součástí směrnic o ochraně osobních údajů, které jsou závazné pro všechny zaměstnance společnosti a její partnery. Pojednávají o účelu osobních údajů a přesně stanovují způsoby, jak mají být osobní údaje našich zákazníků, partnerů a zaměstnanců chráněné.
Správce:
ENERGY CZECH REPUBLIC a.s., IČ: 03737195
sídlo:
Trojská 39/201, 171 00 Praha 7.
www.energy.cz
Zodpovědná osoba z hlediska ochrany osobních údajů:
Pavel Tůma, IT manager
tel: 283 853 853, pavel.tuma
energy.cz
Rozsah zpracování osobních údajů:
Společnost ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. zpracovává osobní údaje poskytnuté zákazníkem prostřednictvím formuláře registrace, prodloužení registrace, elektronickou nebo písemnou formou, případně jinou formou, například telefonicky nebo písemně. Akt registrace probíhá v Klubech Energy – partnerech společnosti, na webové stránce společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. (www.energy.cz), telefonicky u zásilkové služby nebo prostřednictvím e-mailu.
Zpracovávané osobní údaje mohou zahrnovat hlavně:
- Osobní údaje běžné: jméno, příjmení, e-mailová adresa a, pokud je zákazník poskytl, také akademický titul, adresu bydliště, telefonní číslo. V souvislosti s elektronickým přístupem k webové stránce Energy www.energy.cz jsou zpracované také IP adresa, soubory cookies a případně device identifikátor zařízení zákazníka (kvůli případné změně rozlišení grafiky stránek pro větší komfort zákazníka).
- Osobní údaje citlivé, respektive údaje zvláštní kategorie (čl. 9 Nařízení), společnost ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. nevyžaduje, nezpracovává a ani neuchovává.
Účel zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování:
Osobní údaje zákazníků jsou zpracovány za účelem zajištění jejich řádné účasti v systému tak, aby bylo možné poskytnout zákazníkovi všechny dojednané služby, bonusy a výhody, tj. poskytnutí slev, výpočet provizí, motivačních bonusů, informace o novinkách atd. Informace jsou využívány hlavně při komunikaci se zákazníkem, a to především:
1. Při identifikaci zákazníka v distribuční síti za účelem poskytnutí slevy.
2. Pro vnitřní komunikaci se zákazníkem (například zasílání novinek, automaticky generovaných upozornění o dosaženém bonusu, případně vystavení potvrzení pro daňové účely).
3. Pro účel pravidelného zasílání měsíčního vyrovnání, kdy společnost sumarizuje nákupy zákazníka, jeho sítě a vyčísluje bonusy.
4. V souvislosti s plněním právních povinností společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s., jaké jsou nebo budou stanoveny právními předpisy České republiky a/nebo EU, nebo
5. pokud to bude nevyhnutelné k ochraně práv a právních nároků ENERGY CZECH REPUBLIC a.s.. Případně pro účely oprávněných zájmů společnosti, nebo jiných osob (podle Nařízení):
V některých případech mohou být některé osobní údaje v rozsahu jména využity k veřejné prezentaci a pro marketingové účely společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. vůči existujícím nebo potencionálním zákazníkům, resp. veřejnosti, s cílem podpořit zdravý životní styl a marketing společnosti. Jde však jen o lektory nebo budoucí lektory společnosti a jejich články ve firemním periodiku Vitae. Takto budou osobní údaje využity pouze v případě, že k tomu společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. v konkrétním případě udělíte zvláštní předcházející souhlas.
Zdroje osobních údajů: Zpracovávané osobní údaje jsou získávány od zákazníků, a to hlavně v souvislosti s registrací ve společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s..
Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů: Poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů je vždy dobrovolné a zákazník má právo svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to zcela, nebo částečně.
Souhlas je možné odvolat na prodejním místě (v Klubu Energy), ale také prostřednictvím stránek Energy (tedy způsobem, jak byl původně udělen), nebo také písemným oznámením zaslaným na adresu sídla společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s.. Případně na info@energy.cz.
Ode dne, kdy je odvolání souhlasu oznámeno společnosti, může společnost zpracovávat osobní údaje jen v rozsahu jiného právního důvodu zpracování, tedy hlavně při plnění svých právních povinností nebo pro účely ochrany práv a právních nároků, jak jsou popsány výše.
Subjekty zpracovávající osobní údaje: Osobní údaje zpracovávají přímo zaměstnanci nebo smluvní partneři společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s., a to v písemné a elektronické formě.
Osobní údaje mohou pro společnost takto zpracovávat též další subjekty v postavení tzv. zpracovatelů, s nimiž společnost uzavře smlouvu o zpracování osobních údajů. Jde výhradně o společnosti, které se přímo podílejí na systému fungování společnosti ENERGY CZECH REPUBLIC a.s., jako účetní firma, firmy, jež vytvářejí informační systémy, firma, která distribuuje firemní časopis, firmy, které provozují prodejní místa apod. Mimo jiné jsou všichni partneři smluvně vázaní ochranou údajů a úplným zákazem jiného nakládání s osobními údaji než pro společnost Energy a pro její výrobky či marketing.
Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám: Osobní údaje mohou být zpřístupněny subjektům oprávněným podle zvláštních předpisů (například orgánům činným v trestním řízení, soudům apod.) a osobám na pozici zpracovatelů osobních údajů činných pro ENERGY CZECH REPUBLIC a.s., s nimiž bude společnost při poskytování podpory spolupracovat.
Aktuální seznam zpracovatelů spolupracujících se společností ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. je uvedený ve směrnicích společnosti a na firemních stránkách společnosti.
Se zvláštním předcházejícím souhlasem zákazníka mohou být osobní údaje zpřístupněny také dalším osobám, případně veřejnosti v souvislosti s veřejnou prezentací a marketingovou činností společnosti.
Období, pro něž zákazník souhlasí se zpracováváním, a doba uložení osobních údajů:
Souhlas se zpracováním osobních údajů se uděluje na celé období účasti zákazníka v Informačním systému společnosti Energy. Období, pro něž je souhlas udělen, končí taktéž odvoláním souhlasu. Registrace se zpravidla prodlužuje jednou ročně, a to nákupem prodloužení registrace.
Osobní údaje budou zpracovány a uloženy po dobu účasti zákazníka v Informačním systému společnosti Energy.
Poté, co bude účast zákazníka v systému ukončena, uchovává společnost osobní údaje jen po dobu nezbytnou pro dodržení legislativy ČR
(zákony o účetnictví a daních).
Práva subjektu údajů: V případě požadavku má subjekt údajů právo, aby oprávněná osoba, která bude zpracovávat jeho osobní údaje, prokázala svou totožnost, případně poskytla další doplňující údaje, jako je především oznámení zvláštního zákona (právního podkladu), na jehož základě jsou osobní údaje zpracovávány, a dobrovolnosti poskytnout osobní údaje.
Subjekt údajů má rovněž právo na základě písemné žádosti od správce vyžadovat:
- ve všeobecně srozumitelné formě informace o stavu zpracování svých osobních údajů v informačním systému
- ve všeobecně srozumitelné formě přesné informace o zdroji, z něhož získal jeho osobní údaje na zpracování
- ve všeobecně srozumitelné formě opis jeho osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
- opravu jeho nesprávných, neúplných nebo neaktuálních osobních údajů, které jsou předmětem zpracování
- likvidaci jeho osobních údajů, pokud byl splněn účel jejich zpracování
- likvidaci jeho osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, pokud došlo k porušení zákona
Další informace o právech v souvislosti se zpracováním osobních údajů: Společnost ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. se snaží vycházet co nejvíce vstříc zákazníkům při naplňování práv uvedených níže, ale i ostatních Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů).
- Právo na informace podle čl. 13 a 14 Nařízení.
- Právo na přístup k osobním údajům podle čl. 15 Nařízení: Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení o tom, zda se zpracovávají osobní údaje, které se ho týkají, a společnost je povinna tuto informaci bez zbytečného odkládání zaslat.
- Právo na opravu osobních údajů podle čl. 16 Nařízení: Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nesprávné osobní údaje, které se jej týkají. Se zřetelem na účel zpracování osobních údajů má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů.
- Právo na výmaz osobních údajů podle č. 17 Nařízení: Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se subjektu týkají.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů podle čl. 18 Nařízení: Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů v souvislosti s řešením okolností zpracování osobních údajů ve společnosti.
- Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů podle čl. 21 Nařízení: Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu týkajícího se jeho konkrétní situace vykonávané na základě článku 6 odst. 1 písm. e) nebo písm. f) včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Společnost ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. nesmí dále zpracovat osobní údaje, pokud neprokáže nevyhnutelné oprávněné zájmy na zpracování osobních údajů, které převažují nad právy nebo zájmy subjektu údajů nebo důvody na uplatnění právního nároku. Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, za účelem přímého marketingu včetně profilování v rozsahu, v jakém souvisí s přímým marketingem. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu, ENERGY CZECH REPUBLIC a.s. nebude dále osobní údaje za účelem přímého marketingu zpracovávat.
- Právo na přenositelnost osobních údajů podle čl. 20 Nařízení: Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se jej týkají a které poskytl společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a má právo předat tyto osobní údaje jinému správci, pokud je to technicky možné.
Aktuálně platné znění Poučení o zpracování osobních údajů je vždy zveřejněno na stránkách společnosti.
Pokud byste měli jakékoli dotazy, nebo Vám nebylo něco v těchto záležitostech jasné, neváhejte nás prosím zkontaktovat, rádi Vám odpovíme.
Seznam zpracovatelů osobních údajů spolupracujících se společností ENERGY CZECH REPUBLIC a.s.:
Partneři přicházející do styku (zpracovatelé osobních údajů) (výpočet provizí, zasílání informací atd.):
ENERGY GROUP, a.s.
BENSOFT, s.r.o.
Česká pošta, s.p.
PPL CZ s.r.o.
Kluby Energy (zabezpečující distribuci přípravků Energy):
Klub Energy Blížejov (KE 38)
Klub Energy Boskovice (KE 28)
Klub Energy Brno (KE 13)
Klub Energy České Budějovice (KE 15)
Klub Energy Český Těšín (KE 09)
Klub Energy Hradec Králové (KE 11)
Klub Energy Cheb (KE 18)
Klub Energy Karlovy Vary (KE 04)
Klub Energy Liberec (KE 17)
Klub Energy Luhačovice (KE 37)
Klub Energy Olomouc (KE 12)
Klub Energy Ostrava (KE 34)
Klub Energy Pardubice (KE 06)
Klub Energy Plzeň (KE 45)
Klub Energy Praha 1 (KE 33)
Klub Energy Praha 3 (KE 42)
Klub Energy Praha 4 (KE 30)
Klub Energy Příbram (KE 47)
Klub Energy Šumperk (KE 41)
Klub Energy Tábor (KE 39)
Klub Energy Třebíč (KE 24)
Klub Energy Turnov (KE 29)
Klub Energy Uherské Hradiště (KE 43)
Klub Energy Ústí nad Labem (KE 46)
Klub Energy Valašské Meziříčí (KE 44)